FEOR-kód 4112-00
Bemutatás
Különféle szakterületeken irodai, adminisztratív és dokumentációs jellegű feladatokat lát el; a szervezeten belül a hatáskörébe tartozó szakterület ügyviteli, ügyintézési folyamataiban vesz részt.
Jellemző tevékenységek
- Elvégzi a napi adminisztrációs feladatokat (anyag és eszközrendelés, létszámjelentés, szabadságok kiírása, stb.).
- A beérkező leveleket, bontja, érkezteti válogatja, szétosztja, hivatalsegéd útján való továbbítja.
- Felveszi a telefonokat, a bejelentkezőket kapcsolja, vagy információt nyújt.
- Intézi az intézmény külső és belső levelezését, továbbítja a leveleket az illetékesek felé.
- Számítógépet használ, ismeri az irodai szoftverket, kezeli a faxot, internet használ, másol, scannel.
- Nyilvántartásokat vezet, adatok gyűjtése és foglal rendszerbe.
- Kapcsolatot tart az intézmény dolgozóival, a belső egységekkel és a külső szervezetekkel.
- Iktat, rendszerez és irattároz
- Értekezleteken jegyzőkönyvet készít.
- Elvégzi a szükséges archiválási feladatokat.
- Szükség esetén intézkedik a meghibásodott irodatechnikai berendezések javíttatásáról.
- Szükség esetén felettese utasítására köteles ellátni bármely más osztályon/részlegen teljeskörű helyettesítési feladatokat.
- Fogadja a látogatókat.
- Továbbképzésen vesz részt.
Körülmények
Munkakörnyezet
- Zárt belső térben, irodai körülmények között végzi munkáját.
- Ritkább esetben kell állnia, illetve járkálnia.
Egészségügyi tényezők
- Zárt belső térben, irodai körülmények között végzi munkáját.
- Ritkább esetben kell állnia, illetve járkálnia.
Pszichikai tényezők
- Pontosság, monotóniatűrési szükséglet és a munka módszerességi igénye mentális terhelést jelent.
- Az eredményes munkához elengedhetetlen a csapatban való munkavégzés képessége
- A váratlan helyzetek érzelmi megterhelést okoznak
- Gyakori az idő szorításában végzett munka, ami fontossá teszi a stresszhatások kezelését, a figyelemkoncentrációt
Várható változások
- Feladatkörük, funkciójuk az utóbbi időben átalakult, szervezési, managelési feladatokat is elláthatnak.
- Létszámukat elsősorban a szervezeti rend ésszerűsítése határozza meg, ami részlegek összevonásával és az adminisztrátorok létszámának csökkentésével járt.
- Így a szakmában elhelyezkedni kívánók lehetőségei a jövőben valamelyest csökkeni fognak.
- Igazodni kell a gyors technikai változásokhoz és programfejlesztésekhez.
- Mivel a szakemberek elvégzik az adminisztráció és a dokumentáció egy részét, ennek a munkának a tartalma gyakran változik, gyors igazodást igényel a változó igényekhez.
- Az elektronikus adat- és információkezelés a szakma alapelvárása.
- A helyettesítés, más szakmák ismerete elvárás.
- Az idegen nyelvtudás itt is egyre inkább előtérbe kerül.
- A szervezőkészség, a pontosság, a precizitás, a jó kapcsolatteremtő készség különösen szükséges feltételei a szakmának.