Általános irodai adminisztrátor

Bemutatás

Különféle szakterületeken irodai, adminisztratív és dokumentációs jellegű feladatokat lát el; a szervezeten belül a hatáskörébe tartozó szakterület ügyviteli, ügyintézési folyamataiban vesz részt.

Jellemző tevékenységek

• Elvégzi a napi adminisztrációs feladatokat (anyag és eszközrendelés, létszámjelentés, szabadságok kiírása, stb.).
• A beérkező leveleket, bontja, érkezteti válogatja, szétosztja, hivatalsegéd útján való továbbítja.
• Felveszi a telefonokat, a bejelentkezőket kapcsolja, vagy információt nyújt.
• Intézi az intézmény külső és belső levelezését, továbbítja a leveleket az illetékesek felé.
• Számítógépet használ, ismeri az irodai szoftverket, kezeli a faxot, internet használ, másol, scannel.
• Nyilvántartásokat vezet, adatok gyűjtése és foglal rendszerbe.
• Kapcsolatot tart az intézmény dolgozóival, a belső egységekkel és a külső szervezetekkel.
• Iktat, rendszerez és irattároz
• Értekezleteken jegyzőkönyvet készít.
• Elvégzi a szükséges archiválási feladatokat.
• Szükség esetén intézkedik a meghibásodott irodatechnikai berendezések javíttatásáról.
• Szükség esetén felettese utasítására köteles ellátni bármely más osztályon/részlegen teljeskörű helyettesítési feladatokat.
• Fogadja a látogatókat.
• Továbbképzésen vesz részt.

Körülmények

Munkakörnyezet

• Zárt belső térben, irodai körülmények között végzi munkáját.
• Ritkább esetben kell állnia, illetve járkálnia.

Egészségügyi tényezők

• Zárt belső térben, irodai körülmények között végzi munkáját.
• Ritkább esetben kell állnia, illetve járkálnia.

Pszichikai tényezők

• Pontosság, monotóniatűrési szükséglet és a munka módszerességi igénye mentális terhelést jelent.
• Az eredményes munkához elengedhetetlen a csapatban való munkavégzés képessége
• A váratlan helyzetek érzelmi megterhelést okoznak
• Gyakori az idő szorításában végzett munka, ami fontossá teszi a stresszhatások kezelését, a figyelemkoncentrációt

Várható változások

• Feladatkörük, funkciójuk az utóbbi időben átalakult, szervezési, managelési feladatokat is elláthatnak.
• Létszámukat elsősorban a szervezeti rend ésszerűsítése határozza meg, ami részlegek összevonásával és az adminisztrátorok létszámának csökkentésével járt.
• Így a szakmában elhelyezkedni kívánók lehetőségei a jövőben valamelyest csökkeni fognak.
• Igazodni kell a gyors technikai változásokhoz és programfejlesztésekhez.
• Mivel a szakemberek elvégzik az adminisztráció és a dokumentáció egy részét, ennek a munkának a tartalma gyakran változik, gyors igazodást igényel a változó igényekhez.
• Az elektronikus adat- és információkezelés a szakma alapelvárása.
• A helyettesítés, más szakmák ismerete elvárás.
• Az idegen nyelvtudás itt is egyre inkább előtérbe kerül.
• A szervezőkészség, a pontosság, a precizitás, a jó kapcsolatteremtő készség különösen szükséges feltételei a szakmának.