Konferencia- és rendezvényszervező

FEOR-kód 3631-00

Bemutatás

Konferenciákat, rendezvényeket, fogadásokat, banketteket, szemináriumokat, egyéb programokat, valamint a hozzájuk kapcsolódó szolgáltatásokat szervezi, koordinálja.

Jellemző tevékenységek

  • programtervet készít egy adott időszakra (például egy évre, egy évadra), eseménynaptárt állít össze
  • hirdetést állít össze és jelentet meg a szolgáltatás széleskörű ismertté tétele érdekében
  • egyeztetést folytat a konferencia vagy rendezvény megrendelőjével az igények felmérése érdekében, az igényeket adminisztrálja
  • a felmért igényeket részletesen adminisztrálja (esemény jellege, tervezett létszám, lehetséges program, ellátás, technika, dekoráció, a rendezvényre fordítható költség)
  • árajánlatot vagy költségkalkulációt készít a megrendelő igényeinek figyelembevételével
  • felméri a megrendelő igényei szerint megfelelő rendezvényhelyszíneket és javaslatot tesz a választáshoz (figyelembe véve például a szálláshely igényt, a helyszín megközelítési lehetőségeit, a parkolást)
  • tárgyalásokat folytat a konferencia előadóival, a rendezvényen fellépő személyekkel (például zenészek, színészek, menedzserek, előadóművészek)
  • egyeztet vendéglátóhelyekkel az ellátás biztosítása érdekében, javaslatot tesz a rendezvényhez kapcsolódó ellátás tartalmára
  • szerződést köt a megrendelővel valamint a rendezvényen közreműködő személyekkel, cégekkel
  • részletes forgatókönyvet készít a konferencia vagy a rendezvény színvonalas lebonyolítása érdekében (megjelölve a program menetét, az időkeretetket, az egyes tevékenységek felelőseit)
  • részvételi díjat, belépőjegy-árat kalkulál
  • gondoskodik a rendezvény megfelelő ismertté tételéről, PR tevékenységet végez (reklámkampányt szervez, plakátot, meghívót nyomtattat, sajtótájékoztatót rendez, médiaszereplést szervez)
  • gondoskodik a helyszín megfelelő berendezéséről (bútorzat, technikai berendezések, dekoráció), illetve a rendezvényt követően a takarításról és a helyszín eredeti állapotra való visszaállításáról
  • a rendezvény teljes időtartama alatt a helyszínen rendelkezésre áll és közreműködik a váratlan problémák megoldásában
  • egyes esetekben a rendezvény házigazdája, köszönti a megjelenteket, moderátori szerepet vállal
  • a rendezvény során mindenre figyel, koordinálja a résztvevők munkáját
  • a rendezvény befejeztével előkészíti az elszámolást, gondoskodik a számlák kiegyenlítéséről
  • munkája során számítógépet, internetet és telefont használ
  • közbeszerzési felhívásokat és pályázatokat figyel és ajánlattételt állít ösze
  • adminisztrációs tevékenységet végez, üzleti levelezést folytat, nyilvántartást vezet, bizonylatokat állít ki


Körülmények

Munkakörnyezet

  • A munkavégzés helye a feldatokból és helyszínekből adódóan változatos
  • A szervezési és főként a lebonyolítási feladatok jelentős részét az irodán kívül (pl. megrendelőnél, rendezvényhelyszínen, vendéglátóhelyen stb.) kell ellátni.
  • A munkahét 7 napból áll, mivel a rendezvények nagy része hétvégére, ünnepnapra, éjszakára esik.
  • A munkavégzés történhet normál vagy műszakos munkarendben, de minden esetben igazodni kell a rendezvény időbeosztásához.
  • Az irodai munka szükséges kelléke a számítógép valamint a telefon.
  • A rendezvényhelyszínek jellegükből adódóan lehetnek zárt térben megvalósulók, amelyek általában klimatizáltak, azonban a szabadban megrendezett rendezvények esetén számolni kell a változó időjárási viszonyokkal.
  • Jellemzőek a rendezvényhez kapcsolódó zajok.
  • A környezet alkalmanként füstös, piszkos, nedves, poros.

Egészségügyi tényezők

  • A munkavégzés helye a feldatokból és helyszínekből adódóan változatos
  • A szervezési és főként a lebonyolítási feladatok jelentős részét az irodán kívül (pl. megrendelőnél, rendezvényhelyszínen, vendéglátóhelyen stb.) kell ellátni.
  • A munkahét 7 napból áll, mivel a rendezvények nagy része hétvégére, ünnepnapra, éjszakára esik.
  • A munkavégzés történhet normál vagy műszakos munkarendben, de minden esetben igazodni kell a rendezvény időbeosztásához.
  • Az irodai munka szükséges kelléke a számítógép valamint a telefon.
  • A rendezvényhelyszínek jellegükből adódóan lehetnek zárt térben megvalósulók, amelyek általában klimatizáltak, azonban a szabadban megrendezett rendezvények esetén számolni kell a változó időjárási viszonyokkal.
  • Jellemzőek a rendezvényhez kapcsolódó zajok.
  • A környezet alkalmanként füstös, piszkos, nedves, poros.

Pszichikai tényezők

  • nagy odafigyeléssel, az esetenként párhuzamosanfutó rendezvények átlátásával kell végezni a munkát
  • a szervezői munka során gyakran adódnak váratlan helyzetek, problémák, amelyeket azonnal meg kell oldani
  • minden szituációban higgadtnak, mégis határozottnak kell lenni
  • általában önállóan vagy kiscsoportban dolgoznak, ami önállóságot és egyéni felelősségvállalást feltételez
  • nagyfokú alkalmazkodást és stressz toleranciát igényel a szervezés

Várható változások

  • Az egyre szélesebb nemzetközi kapcsolatok hatására multikulturális ismeretekkel kell rendelkezni ezen a munkaterületen.
  • Az angol nyelv ismerete elengedhetetlen, azonban hasznos további idegen nyelvek tárgyalási szintű ismerete is.
  • A professzionális képzések kialakulása és a szakmát jellemző kínálati bővülés miatt szükséges a profil kiterjesztése, szolgáltatási komplexitás a szűken specializált rendezvényszervezéssel szemben.
  • Eltolódik a megrendelői igény az extrém, különleges igények felé, így a folyamatos kézésnek, szakmai együttműködéseknek megnő a szerepe.
  • A növekvő szolgáltatói létszám miatt a konferencia és rendezvényszervezéssel foglalkozó cégeknek egyre inkább ki kell használni a költségcsökkentésre lehetőséget adó partnerséget.

Keresés

Szükséges képességek

Manuális képesség
Matematikai képesség
Térbeli tájékozódás
Figyelem koncentráció
Problémamegoldás
Kreativitás
Stressz tolerancia
Alkalmazkodóképesség
Pontosság, precizitás
Szervezőkészség
Önállóság
Együttműködőképesség
Empátia
Felelősségvállalás
Kommunikációs készség

Jellemző munkamód

Tárgyias 30%
Személyközpontú 70%
Önálló 50%
Csoportos 50%
Irányító 30%
Végrehajtó 70%

Hasonló foglalkozások

Munkakörök

  • Account rendezvényszervező
  • Host, hostess
  • Kiállításszervező
  • Kongresszusszervező
  • Kóstoltatásszervező
  • Kulturális rendezvényszervező
  • Programszervező
  • Promóciós asszisztens
  • Promóciós ügyintéző
  • Rendezvényszervező és -bonyolító
  • Sport-rendezvényszervező
  • Szabadidőszervező
  • Termékbemutató-szervező
  • Vendéglátásszervező