Konferencia- és rendezvényszervező

Bemutatás

Konferenciákat, rendezvényeket, fogadásokat, banketteket, szemináriumokat, egyéb programokat, valamint a hozzájuk kapcsolódó szolgáltatásokat szervezi, koordinálja.

Jellemző tevékenységek

• programtervet készít egy adott időszakra (például egy évre, egy évadra), eseménynaptárt állít össze
• hirdetést állít össze és jelentet meg a szolgáltatás széleskörű ismertté tétele érdekében
• egyeztetést folytat a konferencia vagy rendezvény megrendelőjével az igények felmérése érdekében, az igényeket adminisztrálja
• a felmért igényeket részletesen adminisztrálja (esemény jellege, tervezett létszám, lehetséges program, ellátás, technika, dekoráció, a rendezvényre fordítható költség)
• árajánlatot vagy költségkalkulációt készít a megrendelő igényeinek figyelembevételével
• felméri a megrendelő igényei szerint megfelelő rendezvényhelyszíneket és javaslatot tesz a választáshoz (figyelembe véve például a szálláshely igényt, a helyszín megközelítési lehetőségeit, a parkolást)
• tárgyalásokat folytat a konferencia előadóival, a rendezvényen fellépő személyekkel (például zenészek, színészek, menedzserek, előadóművészek)
• egyeztet vendéglátóhelyekkel az ellátás biztosítása érdekében, javaslatot tesz a rendezvényhez kapcsolódó ellátás tartalmára
• szerződést köt a megrendelővel valamint a rendezvényen közreműködő személyekkel, cégekkel
• részletes forgatókönyvet készít a konferencia vagy a rendezvény színvonalas lebonyolítása érdekében (megjelölve a program menetét, az időkeretetket, az egyes tevékenységek felelőseit)
• részvételi díjat, belépőjegy-árat kalkulál
• gondoskodik a rendezvény megfelelő ismertté tételéről, PR tevékenységet végez (reklámkampányt szervez, plakátot, meghívót nyomtattat, sajtótájékoztatót rendez, médiaszereplést szervez)
• gondoskodik a helyszín megfelelő berendezéséről (bútorzat, technikai berendezések, dekoráció), illetve a rendezvényt követően a takarításról és a helyszín eredeti állapotra való visszaállításáról
• a rendezvény teljes időtartama alatt a helyszínen rendelkezésre áll és közreműködik a váratlan problémák megoldásában
• egyes esetekben a rendezvény házigazdája, köszönti a megjelenteket, moderátori szerepet vállal
• a rendezvény során mindenre figyel, koordinálja a résztvevők munkáját
• a rendezvény befejeztével előkészíti az elszámolást, gondoskodik a számlák kiegyenlítéséről
• munkája során számítógépet, internetet és telefont használ
• közbeszerzési felhívásokat és pályázatokat figyel és ajánlattételt állít ösze
• adminisztrációs tevékenységet végez, üzleti levelezést folytat, nyilvántartást vezet, bizonylatokat állít ki

Körülmények

Munkakörnyezet

• A munkavégzés helye a feldatokból és helyszínekből adódóan változatos
• A szervezési és főként a lebonyolítási feladatok jelentős részét az irodán kívül (pl. megrendelőnél, rendezvényhelyszínen, vendéglátóhelyen stb.) kell ellátni.
• A munkahét 7 napból áll, mivel a rendezvények nagy része hétvégére, ünnepnapra, éjszakára esik.
• A munkavégzés történhet normál vagy műszakos munkarendben, de minden esetben igazodni kell a rendezvény időbeosztásához.
• Az irodai munka szükséges kelléke a számítógép valamint a telefon.
• A rendezvényhelyszínek jellegükből adódóan lehetnek zárt térben megvalósulók, amelyek általában klimatizáltak, azonban a szabadban megrendezett rendezvények esetén számolni kell a változó időjárási viszonyokkal.
• Jellemzőek a rendezvényhez kapcsolódó zajok.
• A környezet alkalmanként füstös, piszkos, nedves, poros.

Egészségügyi tényezők

• A munkavégzés helye a feldatokból és helyszínekből adódóan változatos
• A szervezési és főként a lebonyolítási feladatok jelentős részét az irodán kívül (pl. megrendelőnél, rendezvényhelyszínen, vendéglátóhelyen stb.) kell ellátni.
• A munkahét 7 napból áll, mivel a rendezvények nagy része hétvégére, ünnepnapra, éjszakára esik.
• A munkavégzés történhet normál vagy műszakos munkarendben, de minden esetben igazodni kell a rendezvény időbeosztásához.
• Az irodai munka szükséges kelléke a számítógép valamint a telefon.
• A rendezvényhelyszínek jellegükből adódóan lehetnek zárt térben megvalósulók, amelyek általában klimatizáltak, azonban a szabadban megrendezett rendezvények esetén számolni kell a változó időjárási viszonyokkal.
• Jellemzőek a rendezvényhez kapcsolódó zajok.
• A környezet alkalmanként füstös, piszkos, nedves, poros.

Pszichikai tényezők

• nagy odafigyeléssel, az esetenként párhuzamosanfutó rendezvények átlátásával kell végezni a munkát
• a szervezői munka során gyakran adódnak váratlan helyzetek, problémák, amelyeket azonnal meg kell oldani
• minden szituációban higgadtnak, mégis határozottnak kell lenni
• általában önállóan vagy kiscsoportban dolgoznak, ami önállóságot és egyéni felelősségvállalást feltételez
• nagyfokú alkalmazkodást és stressz toleranciát igényel a szervezés

Várható változások

• Az egyre szélesebb nemzetközi kapcsolatok hatására multikulturális ismeretekkel kell rendelkezni ezen a munkaterületen.
• Az angol nyelv ismerete elengedhetetlen, azonban hasznos további idegen nyelvek tárgyalási szintű ismerete is.
• A professzionális képzések kialakulása és a szakmát jellemző kínálati bővülés miatt szükséges a profil kiterjesztése, szolgáltatási komplexitás a szűken specializált rendezvényszervezéssel szemben.
• Eltolódik a megrendelői igény az extrém, különleges igények felé, így a folyamatos kézésnek, szakmai együttműködéseknek megnő a szerepe.
• A növekvő szolgáltatói létszám miatt a konferencia és rendezvényszervezéssel foglalkozó cégeknek egyre inkább ki kell használni a költségcsökkentésre lehetőséget adó partnerséget.