Irodai szakmai irányító, felügyelő

Bemutatás

Irányítja, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi az irodában folyó – elsősorban adminisztrációs –munkát, kommunikációs kapcsolatokat.

Jellemző tevékenységek

• az irodában folyó ügyviteli folyamatokat szervezi, irányítja, ellenőrzi
• az irodai körülmények között zajló adminisztrációs feladatokat (pl. adatrögzítés és -nyilvántartás, dokumentumkészítés és -szerkesztés, dokumentumok kezelése, irodai és kommunikációs eszközök kezelése, kiadványszerkesztés), általános irodai és adminisztratív készségeket igénylő egyéb tevékenységeket ellátó dolgozók munkáját megtervezi, koordinálja, a feladatokat kiosztja
• az irodai adminisztrációs feladatok elvégzését felügyeli, ellenőrzi, közvetlenül irányítja
• betartja és betartatja a szervezeti, ügyviteli, adat- és dokumentumkezelési szabályokat, egyéb utasításokat
• az irodában folyó kommunikációs kapcsolatokat irányítja, szervezi, ellenőrzi
• beszámolást végez a felsőbb vezetőnek
• a cég vezetőinek utasításai szerint jár el
• sokszor beszél telefonon vagy személyesen például ügyfelekkel, megrendelőkkel
• statisztikai jelentések, beszámolók, szakmai anyagok összeállításában működik közre
• határidőket tart nyilván, figyeli azok betartását
• gondoskodik a technikai berendezések beszerzéséről és zavartalan műköéséről
• értekezletet tart a hozzá tartozó munkatársak számára
• részt vesz a vezetőségi értekezleteken
• szükség szerint végez adminisztratív, ügyviteli feladatokat

Körülmények

Munkakörnyezet

• A munkavégzés döntően irodában zajlik.
• A munkahét heti 5 napos, de kis méretű szervezeteknél vagy például kampány-, pályázatbenyújtási vagy elszámolási időszakban előfordul a folyamatos intenzív munkavégzés.
• A munkavégzés íróasztal és számítógép mellett végzett tevékenység.
• Állandó helyszínen, zárt helyen dolgoznak.
• Saját irodában vagy nyitott terű, "teremirodában" dolgozik.

Egészségügyi tényezők

• A munkavégzés döntően irodában zajlik.
• A munkahét heti 5 napos, de kis méretű szervezeteknél vagy például kampány-, pályázatbenyújtási vagy elszámolási időszakban előfordul a folyamatos intenzív munkavégzés.
• A munkavégzés íróasztal és számítógép mellett végzett tevékenység.
• Állandó helyszínen, zárt helyen dolgoznak.
• Saját irodában vagy nyitott terű, "teremirodában" dolgozik.

Pszichikai tényezők

• a dolgozókkal való együttműködés elengedhetetlen
• konfliktushelyzetek, stresszhelyzetek adódhatnak
• nagy felelősséggel jár a munka

Várható változások

• A szolgáltatóipar, ezen belül az ügyviteli tevékenység piaci szerepe erősödik.
• A kisebb méretű szervezetek komplex tudással rendelkező munkatársakat foglalkoztatnak, esetükben önálló munkakörként ritka az irodai szakmai irányító.
• Az idegen nyelv ismerete egyre több munkakörben alapkövetelmény.
• A Magyarországon megszerzett munkatapasztalat jól konvertálható az Európai Unión belül más országban is.